في هذا المقال سوف أوضح خطوات كتابة تقرير عمل، يمكنك كشخص عادي أن تقوم بإعداد وكتابة تقرير عمل في غاية الأهمية والروعة ولكن يجب عليك فقط أن تتبع الخطوات التالية:
- معرفة سبب كتابة التقرير:
قبل البدء بالكتابة بالطبع يجب عليك أن تعرف ما هو السبب وراء كتابة هذا التقرير، حيث يختلف كتابة التقرير من حيث طريقة الكتابة وإلى أي أشخاص هو موجهه، حيث أن التقرير الموجهة إلى المدير يختلف عن التقرير الموجه إلى أعضاء الهيئة الإدارية، ويجب على كاتب التقرير أن يقوم بكتابة التقرير بشكل واضح حتى يسهل على القراء فهم محتواه.
- جمع البيانات:
تعتبر هذه النقطة سهلة وبسيطة حيث أن الفرد يستطيع أن يستخدم لغته من أجل شرح وتوضيح البيانات، وذلك يساعد القراء على فهمها، حيث تعتبر البيانات من أحد وأهم أساسات التقرير، لذلك يجب على من يقوم بكتابة التقرير جمع الرسومات البيانية والمعلومات المالية والجداول وجمع المقاييس وذلك حتى يدعم التقرير، بالإضافة إلى أنه يجب عليه إبراز العناوين الرئيسية والتي تلقي الضوء عليها بشكل منطقي ومتسلسل.
- تحديد الأجزاء الرئيسية للتقرير:
لنتفق أولاً عزيزي القارئ على أن جميع التقارير وعلى الرغم من اختلاف أنواعها، تتكون من أجزاء رئيسية وهي كالآتي: العنوان، والملخص التنفيذي، والمقدمة والتي يتم من خلالها توضيح الأسباب وراء كتابة التقرير، أيضاً هناك الجسم الرئيسي للتقرير والذي يحتوي على المعلومات التفصيلية حول التقرير، في نهاية هذا التقرير يكون هناك ما يسمى بالخلاصة أو الخاتمة ويتم كتابة النتائج التي توصل إليها كاتب التقرير في نهاية الأمر.
- كتابة الملخص التنفيذي:
تعد كتابة الملخص من أخر خطوات كتابات التقرير، وهناك بعض الأشخاص يكتبونها في بداية التقرير، وذلك لأنها تتضمن ملخص للنقاط الرئيسية التي يتم تداولها في التقرير، وهذا هو السبب الرئيسي لكتابة الملخص التنفيذي في بداية التقرير حيث أن هناك بعض القراء يفضلون قراءة النقاط الأساسية وفهم محتوى التقرير ونتائجه من خلاله دون الحاجة لقراءة التقرير كله، ويمكن كتابة الملخص التنفيذي على شكل فقرة أو فقرتين بالكثير أو على شكل نقاط تختصر جميع المعلومات التي يحتويها التقرير.
- التدقيق النهائي:
بعد الانتهاء من كتابة التقرير، تأتي أخر خطوة وتعتبر أهم خطوة في كتابة التقرير وهي مرحلة التدقيق النهائي، حيث يمكن له مراجعة السياسة المتبعة في المنظمة التي يعمل بها، والعمل على ملاحظة ما إذا تمت كتابة التقرير بشكل يتلاءم معها أم لا، كما يجب عليه مراعاة كتابة التقرير بلغة واضحة، والتأكد من استخدام مصطلحات العمل والصناعة في كتابته للتقرير، كما يجب عليه أيضاً تضمين عناوين فرعية لوصف الفقرات التي تندرج تحتها، وتظليلها بالخط الغامق من أجل زيادة التركيز عليها، ويمكن للفرد بعد انتهائه من كتابة التقرير عرضه لأحد الأشخاص بهدف التأكد من أن اللغة التي تم استخدامها واضحة، وأن جميع المعلومات التي تم تضمينها للتقرير واضحة ومفهومة.
ذات صلة:
كيفية كتابة مقال مميز
