اتجه الكثيرون من أصحاب الأعمال لعمل اجتماع اون لاين في وقتنا الحالي، نظراً لسهولة هذا النوع من الاجتماعات الذي لا يحتاج إلى التوجه إلى مقر العمل ولا يحتاج إلى أي جهود أيضاً، ويمكن إخبار كافة الموظفين بموعده والبدء به بكل سهوله، للحديث عن أهم إحداثيات العمل والمهمات المطلوبة من كل موظف، والفترات الأخيرة بالتحديد شهدت تداول هذه الاجتماعات بشكل أكبر بين جميع أصحاب الأعمال في كافة المجالات والموظفين نظراً للحالة التي تمر بها البلاد من انتشار وباء عالمي، ولذلك من خلال مقال اليوم سنكشف لك عن أفضل النصائح التي يمكنك استغلالها في عمل اجتـماع اون لاين ناجح، وقبل البدء يمكنك الاطلاع على أفضل تطبيقات عقد الاجتماعات والمؤتمرات عبر الإنترنت (6 تطبيقات)
أهمية عمل اجتماع اون لاين
تكمُن أهمية هذا النوع من الاجتماعات، في أنه لا يحتاج إلى التوجه إلى مقر عمل كما ذكرنا وأيضاً يوفر الكثير من الوقت على صاحب العمل والموظفين أيضاً، كما أنه لا يختلف كثيراً عن أي اجتماع يحدث على أرض الواقع، فمن المؤكد أنه من خلال هذا الاجتماع عرض جميع المهمات المطلوبة من الموظفين وأيضاً مراجعة كافة الأمور التي حدثت في الفترة الماضية، وعرض أهداف العمل الجديدة عليهم، ولكن هناك بعض الأمور التي يجب القيام بها قبل البدء بعمل اجتـماع اون لايـن كي تضمن نجاح هذا الاجتماع، ويمكنك الاطلاع على أفضل الأدوات التي تحتاجها عند العمل عن بعد (11أداة)
طرق عمل اجتماع اون لاين بشكل احترافي
في الواقع يعتمد رواد الأعمال الناجحين على العديد من الطرق في عقد هذا النوع من الاجتماعات، ويستغلون كل دقيقة تمر في عرض أهم الأمور والإحداثيات المتعلقة بالعمل، ويحرصون على كل الدقائق المتوفرة في الاجتماع، ولذلك نجد أنهم يحققون جميع أهدافهم ويعرضون المعلومات بكل سهولة وسلاسة، ويمكنك التوجه إلى أهم المهارات التي يتمتع بها رواد الأعمال الناجحين (3 مهارات) والآن إليك أهم الطرق:-
1- وضع جدول أعمال من البداية
في البداية بعد أن تقرر عقد اجتماع اون لاين مع جميع الموظفين العاملين معك، فلابُد أن تقوم بإنشاء جدول أعمال تحديد موعد للاجتماع، ولابُد أن يشمل هذا الجدول أهم الأمور التي ستتناولها من خلال هذا الاجتماع والأفكار التي تريد طرحها، ويجب أن يتم العمل عليه بشكل منظم ومنسق، حتى لا تعرض أفكارك بشكل عشوائي مما يتسبب بتشتيت جميع الموظفين، وفشل الاجتماع بالكامل، ولابُد أن يشمل هذا الجدول أيضاً الوقت الذي ستتحدث به عن أفكارك والوقت الذي ستتيح للموظفين من خلاله طرح الأسئلة والوقت الذي سينتهي به الاجتماع أيضاً، ومن هنا ستحافظ على كل دقيقة تمر داخل الاجتماع وأيضاً سيحقق كافة النجاحات المطلوبة، وكما ذكرنا أنه لا يفضل أن تخبر الموظفين بموعد الاجتماع قبل أن تنتهي من إنشاء هذا الجدول، ويمكنك الاطلاع على ادارة الوقت في العمل
2- أختر واحد من الموظفين وأجعله مشرف داخل الاجتماع
كي تضمن نجاح اجتماع اون لاين الذي ستقوم بإنشائه، فستحتاج إلى تحديد مشرف من بين الموظفين كي يساعدك في هذا الاجتماع، فمن المؤكد أنه كلما زاد عدد الموظفين المتواجدين في الاجتماع، كلما تداخلت الأصوات ببعضها ولكما حدثت بعض الضوضاء مما يتسبب بتشتت الجميع وعدم إيصال المعلومة بالشكل المطلوبة، لذلك وجود المشرف سينظم الاجتماع بالكامل، وسيحدد أدوار الموظفين في الحديث والرد على أي استفسار أخر داخل إطار الاجتماع، ومن هنا ستتمكن من التحكم في زمام الأمور وإدارة الاجتماع بشكل احترافي، ويمكنك التوجه إلى تعرف على العادات السبع لرواد الأعمال الأكثر نجاحاً
3- الدخول إلى الاجتماع في الأوقات الصحيحة
بعد أن تحدد موعد عقد الاجتماع للموظفين، فسيتوجب عليك الدخول في هذا الاجتماع بالوقت الصحيح، فمن الممكن أن تدخل على التطبيق الذي سيتم من خلاله هذا الاجتماع، قبل الموعد المحدد بعشر دقائق، كي تتأكد أن كل الأمور تسير على ما يرام وأن الرابط لا يوجد به أي مشكلة، وأن جميع ما حددته يسير بشكل صحيح، وحاول بقدر الإمكان أن لا تدخل الاجتماع في المعاد المحدد بالضبط، فإذا دخلت في هذا الوقت وكان هناك أي خطأ، سيحتاج إلى بعض الوقت لتصليحه وهذا ما يتسبب بهدر الكثير من الوقت، ولا ترتكب الخطأ الأخر وهو الدخول إلى الاجتماع في وقت متأخر أياً كانت الأسباب، فلابُد أن تحترم الموعد الذي حددته ولا ترتكب مثل هذه الأخطاء، ويمكنك التوجه أيضاً إلى أهم مهارات القيادة التي تحتاجها كي تصبح قائد ناجح في عملك
4- أبتعد تمامًا عن أي ضوضاء أثناء الاجتماع
واحدة من أهم الأمور التي يجب التأكد منها قبل عقد اجتماع اون لاين مع الموظفين العاملين معك، فقبل أن يبدأ هذا الاجتماع، عليك أن تتأكد أنه لا يوجد أي مصدر ضوضاء قد يحدث أثناء الاجتماع، فإذا كنت داخل منزلك، من الممكن أن تنبه أسرتك أنك ستعقد اجتماع في هذا الوقت ولا يسمح لأي فرد بالدخول عليك غرفتك أثناء هذا الوقت وأيضاً أن لا يحدث أي مصدر ضوضاء بجواء غرفتك، وهذا ما يجعل اجتماعك ينجح وتحقق جميع أهدافك من خلاله دون حدوث أي مشكلة خارجية، تتسبب بتشتيت الموظفين وتشتيتك أنت الآخر.
5- مراجعة كل ما يخص التطبيق قبل الاجتماع
بعد أن تحدد التطبيق المناسب لك لعقد هذا الاجتماع مع الموظفين، فستحتاج إلى مراجعة كافة الخصائص المتعلقة بهذا التطبيق قبل بدء الاجتماع بفترة، كي لا يحدث أي مضيعة للوقت أثناء الاجتماع، وكي تضمن أنك ستتمكن من التعامل مع هذا التطبيق بكل سهولة، ومن أهم الخصائص التي ستحتاج معرفتها عن التطبيق هي:-
- طرق إضافة أي جهة اتصال
- مشاركة رابط الاجتماع
- طرق بدء الاجتماع
- كيفية إنهاء الاجتماع
6- راجع ما تناولته من خلال اجتماع اون لاين
بعد أن يبدأ الاجتماع وتبدأ بعرض جدول الأعمال الذي تحدثنا عنه في السطور السابقة، وإيصال كافة المعلومات إلى جميع الموظفين، فستحتاج إلى مراجعة كل الأمور بشكل مختصر، مثل أن تقرأ تلك المعلومات مرة أخرى بشكل سريع، كي تتأكد أن جميع الموظفين على دراية بها، وأن الاجتماع حقق جميع أهدافة، فإذا كان هناك أي موظف لم يفهم أحد النقاط التي عرضتها في البداية، فمن المؤكد أنك أثناء المراجعة بشكل سريع، سيخبرك أنه يحتاج لفهم هذه النقطة، ومن هنا ستحقق أقصى استفادة ممكنة من خلال هذه المراجعة.
7- عمل ملاحظات ومشاركتها في نهاية الاجتماع مع الموظفين
من أفضل الطرق التي يمكنك أن تنهي بها هذا الاجتماع، وأنت على يقين بأن جميع الموظفين تمكنوا من فهم كافة النقاط التي عرضتها، فمن الممكن أن تدون كافة النقاط التي ستتناولها من خلال هذا الاجتماع، وبعد أن ينتهي شاركها عليهم في مجموعة العمل، فإذا تعرض أحدهم لنسيان أحد النقاط، سيتجه سريعاً إلى هذه الملاحظة ويسترجع تلك النقطة مرة أخرى.
كلمة أخيرة
وفي النهاية تأكد عزيزي القارئ أن عقد اجتماع اون لاين في ظل الوقت الحالي أصبح أمر في غاية الأهمية، ولابُد عليك أن تتواكب مع هذا النوع من الاجتماعات، نظراً للأوضاع الحالية التي يمر بها العالم، ولذلك حاول أن تتبع هذه النصائح التي عرضناها عليك اليوم كي تضمن نجاح الاجتماع الذي ستعقده مع موظفيك، أما إذا كنت بحاجة إلى بعض الأمور الاستشارية المتعلقة بمجال عملك، فننوه أنه يمكنك التواصل مع أفضل الخبراء داخل وطننا العربي في كافة المجالات، عن طريق الاعتماد على خدمات الاستشارات بموقع كاف للخدمات المصغرة، وبتكلفة رائعة تماماً.
